Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Сколько человек должен обслуживать один бухгалтер - в каком документе это написано? В частности, нужно определить, зарплату скольким сотрудникам должен рассчитывать один бухгалтер? При работе с 1-С и со сложным расчетом зарплаты?

Ответ

Для расчета нормативов численности работников бухгалтерии можно использовать Межотраслевые нормы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, а также на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве (части 1 и 2), утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР от 19.06.1991 N 111, Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 N 331/17-46.

Нормативная численность работников, необходимых для выполнения работ по бухгалтерскому учету, определяется по формуле:

Пример расчета численности работников, занятых бухгалтерским учетом, приведен в .

Расчет норм времени на бухгалтерские работы, выполняемые в условиях машинной обработки информации, установлен в разделе 2 Нормативной части межотраслевых норм:

2.3.1. Нормы времени на выполнение операции по начислению заработной платы рабочим-сдельщикам

Таблица 57

2.3.2. Нормы на выполнение операции по начислению различного рода выплат и удержаний

Таблица 58

	Наименование работ	Норма времени, час.
	Начисление заработной платы рабочим-повременщикам и служащим
	Начисление аванса
	Учет премий рабочих и служащих
	Начисление вознаграждения за выслугу лет, по итогам года; начисление резерва премии
	Расчет оплаты отпусков
	Расчет доплат
	Расчет оплаты листков нетрудоспособности
	Учет удержаний налогов из заработной платы
	Учет удержаний по индивидуальному страхованию, профвзносам, квартплате, коммунальным услугам, перечислений в сбербанк, начисление пособия малообеспеченным семьям и по уходу за ребенком, погашение ссуд
	Учет удержаний по кредитным обязательствам-поручениям
	Учет удержаний по исполнительным листам
	Учет выплаты депонированной заработной платы

2.3.3. Нормы времени на выполнение операции по учету фонда оплаты труда

Таблица 59

Численность работающего персонала, чел.	Нормы времени, час.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения.

Штатную численность сотрудников организации (отдельного подразделения) определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().

В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции.

Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:

Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов.

сотрудников бухгалтерии и финансовых служб ();

сотрудников службы охраны труда ();

сотрудников оздоровительных комплексов ();

Ряд из указанных нормативов содержит специальные методики расчета численности сотрудников, на основе которых организации также могут сформировать общую численность сотрудников или численность отдельных подразделений.

Руководствуясь полученными по итогам расчетов данными, организация составляет и утверждает ( , указаний, утвержденных ).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Нормативная база: "Межотраслевые нормы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, а также на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве (части 1 и 2)" (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 19.06.1991 N 111, Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 N 331/17-46)

Межотраслевые нормы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, а также на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по бухгалтерскому учету для предприятий отраслей промышленности утверждены .

Типовые нормы времени на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве, утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 года N 331/17-46.

Настоящие нормативные материалы разработаны для регламентации труда работников, занятых бухгалтерской и финансовой работой, а также вопросами труда и заработной платы на предприятиях. Указанные нормативные материалы позволяют установить рациональную структуру планово-финансовой службы и бухгалтерского учета, а также правильно организовать работу экономистов по труду.

Нормативные материалы могут применяться на всех типах предприятий, так как они разработаны с учетом работы как в условиях полного хозяйственного расчета и самофинансирования, так и бюджетного финансирования.

Общая часть

1. Нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы, выполняемые бухгалтерами, счетоводами и кассирами, установления нормированных заданий по видам работ, обоснования необходимой численности этой категории работников. Рекомендуются для использования на предприятиях, объединениях и в других организациях различных форм собственности (государственных, государственно-кооперативных, кооперативных, арендных и др.), работающих как в условиях полного хозяйственного расчета и самофинансирования, так и бюджетного финансирования.*

Применение нормативных материалов позволяет установить рациональную структуру планово-финансовой службы и бухгалтерского учета на предприятии, составить должностные инструкции и определить правильную технологию (процедуры) выполнения работ.

2. При разработке типовых норм времени использованы:

Фотографии (самофотографии) рабочего времени и фотохронометражные наблюдения, проведенные на предприятиях;

Материалы изучения существующей организации труда и передового опыта работников, занятых бухгалтерским учетом;

Данные оперативного учета и отчетности.

3. Сборником предусматривается применение документов по бухгалтерскому учету и отчетности, используемых как в системе внутрипроизводственного учета, так и утвержденных Министерством финансов СССР.

4. Нормы сборника разработаны на следующие виды бухгалтерских работ:

Раздел 1 - Учет основных средств (фондов)

Раздел 2 - Учет производственных запасов

Раздел 3 - Учет труда и заработной платы

Раздел 4 - Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции

Раздел 5 - Учет готовой продукции, ее отгрузки и реализации

Раздел 6 - Учет денежных, расчетных и кредитных операций

Раздел 7 - Учет фондов и финансовых результатов

Раздел 8 - Кассовые операции

Раздел 9 - Составление отчетности.

5. Нормы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств (вручную), и в условиях машинной обработки информации (в т.ч. с использованием автоматизированных систем управления - АСУ).

6. Для предприятий, на которых только часть бухгалтерских задач решается с помощью машинной обработки информации, применим комбинированный метод расчета трудоемкости, т.е. на задачи, выполняемые "вручную" и с использованием машинной обработки информации, - по соответствующим нормативным таблицам для каждого вида работ.

7. Определение числовых значений факторов для нормативных таблиц (и уравнений регрессии) производится на основании следующих данных статистической и текущей отчетности.

8. Нормы времени в сборнике даны в часах на принятую единицу работы.

9. Расчет норм времени по видам работ произведен по формуле:
,
где:
- оперативное время;

Сумма времени на подготовительно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности в процентах от оперативного времени (принимается в размере 10%).

10. При расчете нормативной численности работников, занятых бухгалтерским учетом, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитанных по нормам времени, учитываются затраты труда на не охваченные сборником работы, величина которых не должна превышать 10% для бухгалтеров (счетоводов) и 15% для кассиров (с учетом неравномерной их загрузки) от трудоемкости нормируемых работ. К работам, не предусмотренным сборником, относятся такие, трудоемкость которых отражает отраслевую специфику или особенности производства.

11. Нормативная численность работников, необходимых для выполнения работ по бухгалтерскому учету, определяется по формуле:
,
где:
- суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по типовым нормам за год, в часах;
- коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в нормативной части сборника;
- полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах.

Пример расчета численности работников, занятых бухгалтерским учетом, приведен в .

Организация труда

В основе организации труда бухгалтера лежат основополагающие документы, характер производства, степень механизации обработки информации. Эти главные факторы организации бухгалтерского учета находят отражение в элементах информационного обеспечения организации бухгалтерского учета, создаваемых бухгалтерией. К ним относятся: график работ, перечень должностных обязанностей, схема взаимосвязи носителей информации, альбом форм. Общее назначение этих элементов - наиболее полно описать потоки информации, распределить работы по времени и между исполнителями.
В зависимости от объемов работ за группой работников или одним работником закрепляется определенный участок бухгалтерского учета (учет основных средств, учет материальных ценностей, учет готовой продукции и ее реализации). В свою очередь эти участки бухгалтерского учета могут быть разделены на более мелкие, например учет материальных ценностей подразделяется: на учет сырья и материалов, учет спецодежды и хозинвентаря, учет тары и т.д.
При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что будет способствовать приобретению необходимых качеств и ускорению выполнения задания работающими.
При использовании вычислительной и организационной техники резко меняется характер и содержание работы бухгалтерского аппарата: сокращается удельный вес чисто технических функций, основанных на ручном труде, работа становится более творческой, главными выступают функции организатора повседневной оперативной информации, контролера, аналитика.
При подборе помещения для заводской бухгалтерии руководствуются требованиями наилучшего обеспечения предприятия учетной информацией, создания нормативных условий труда работников, занятых бухгалтерским учетом, и удобств при обслуживании посетителей.
Помещение бухгалтерии должно быть специально оборудовано. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете следует исключить доступ к рабочему материалу лиц, не работающих в учетном аппарате.
Площадь помещения бухгалтерии должна отвечать установленным санитарным нормам - 3,25-6 кв.м на одного человека при минимальной высоте помещения 3,25 м, чтобы на одного работника приходилось около 20 куб.м объема помещения.

Помещение бухгалтерии должно быть хорошо освещено, отапливаемо, оснащено кондиционерами и звукопоглощающими устройствами.
При оборудовании бухгалтерии используются столы одиночные с приставками и Г-образные, предпочтительно - двухтумбовые.
Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике крепилась карточка с перечнем находящихся в нем папок.
Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место.
На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.
Наиболее удобными для оборудования бухгалтерии являются стулья с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом. В таких стульях можно регулировать высоту сиденья, наклон спинки. Для опоры ног применяются подставки.
Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами рекомендуется шкаф. Организация труда работников бухгалтерии осуществляется на основе использования типовых проектов оборудования помещения бухгалтерии и рабочих мест бухгалтера.
В соответствии с Положением о ведении кассовых операций кассовое помещение должно быть изолированным, чтобы исключалась всякая возможность нахождения в нем посторонних лиц. Для обеспечения сохранности денежных средств и документов окна кассового помещения оборудуются механическими решетками. Двери кассового помещения в течение рабочего дня должны запираться внутренним замком.
Рабочее место кассира оборудуется однотумбовым столом и стулом. Для хранения денежных средств и других ценностей в кассовом помещении устанавливается металлический шкаф (сейф).
Работники бухгалтерии регулярно осуществляют инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности государственных средств и материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении.
В целях лучшей регламентации работы бухгалтерии с посетителями на предприятии следует разработать график, предусматривающий их прием в утренние часы и перед окончанием работы.
Для улучшения режима труда и отдыха работники, занятые бухгалтерским учетом, должны соблюдать установленный распорядок дня и регламентацию всех обязательных работ с выполнением наиболее трудоемких из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая работоспособность. После нескольких часов непрерывной работы рекомендуется делать кратковременный перерыв с активным отдыхом (например, дыхательная гимнастика). Возможны три перерыва по 5-7 мин., из которых один - в середине первой половины, а два других - во второй половине рабочего дня или два перерыва по 10 мин., через 2,5-3 ч и 1,5-2 ч до окончания работы. Гимнастика перед началом работы и во время перерывов повышает производительность труда.

Нормативная часть

Раздел 1. Расчет норм времени на бухгалтерские работы, выполняемые без использования программных технических средств

1. Учет основных средств

Нормы времени разработаны на:
- учет наличия основных средств;
- учет движения основных средств;
- учет ремонта основных средств;
- учет амортизационных отчислений и износа основных средств;
- учет движения амортизационных отчислений;
- учет амортизационного фонда.

1.1.1. Учет наличия основных средств в связи с инвентаризацией
Содержание работы: Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационный описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств.
Норма времени: 0,161 час.
Единица объема работ - инвентаризационная карточка.

1.1.2. Учет движения основных средств
Содержание работы: Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала-ордера соответствующей формы.

Таблица 1

Нормы времени на выполнение операции по учету движения основных средств

X = 4,216187 + 0,021485У

	Нормы времени, час.
501 и более

Примечание: В оборотной ведомости по учету движения основных средств.

1.1.3. Учет ремонта основных средств
Содержание работы: Регистрация заказов на ремонт. Отражение в ведомости по учету капитального ремонта основных средств стоимости законченного капитального ремонта по каждому заказу и данных о затратах по незаконченному капитальному ремонту. Введение журнала-ордера соответствующей формы.

Таблица 2

Нормы времени на выполнение операции по учету ремонта основных средств

X = 4,537848 + 0,008727У

Количество введенных и выбывших основных средств, единиц, У	Нормы времени, час.
500 и более

Примечание: В ведомости по учету капитального ремонта основных средств.

1.1.4. Учет амортизационных отчислений и износа основных средств
Содержание работы: Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом ввода и выбытия основных средств. Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Ведение журнала-ордера соответствующей формы.

Таблица 3

Нормы времени на выполнение операции по учету амортизационных отчислений и износа основных средств

X = 2,66131 + 0,006156У

Количество введенных и выбывших основных средств, единиц, У	Нормы времени, час.
501 и более

Примечание: В оборотной ведомости по износу основных средств.

1.1.5. Учет движения амортизационных отчислений
Содержание работы: Отражение в ведомости по учету движения амортизационных отчислений суммы амортизационного отчисления, суммы свободной части отчислений на капитальный ремонт, суммы части отчислений, перечисленных в порядке внутриведомственных расчетов; суммы отчислений, перечисленных в фонд развития производства. Анализ полученных данных. Ведение журналов-ордеров соответствующих форм.

Таблица 4

Нормы времени на выполнение операции по учету движения амортизационных отчислений

X = 1,177782 + 0,006234У

Количество введенных и выбывших основных средств, единиц, У	Нормы времени, час.
501 и более

Примечание: В ведомости по учету движения амортизационных отчислений.

1.1.6. Учет амортизационного фонда
Содержание работы: Составление ведомости по учету амортизационного фонда. Анализ полученных результатов. Ведение журналов-ордеров соответствующих форм.

Таблица 5

Нормы времени на выполнение операций по учету амортизационного фонда

X = 3,082698 + 0,008536У

Количество введенных и выбывших основных средств, единиц, У	Нормы времени, час.
501 и более

Примечание: В ведомости по учету амортизационного фонда.

2. Учет производственных запасов

Нормы времени разработаны на:
- учет поступления сырья и материалов;
- учет отпуска сырья и материалов;
- учет движения тары;
- учет движения МБП, топлива, инструмента, запчастей;
- учет отпуска материальных ценностей сторонним организациям;
- учет спецодежды и хозинвентаря в эксплуатации;
- учет материальных ценностей на балансовых счетах;
- проведение инвентаризации материальных ценностей;
- оформление доверенностей.

1.2.1. Учет поступления сырья и материалов
Содержание работы: Отражение поступления сырья и материалов в ведомости синтетического учета сырья и материалов. Ведение журнала по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Сверка данных бухгалтерского и складского учета.

Таблица 6

Нормы времени на выполнение операции по учету поступления сырья и материалов

X = 9,680098 + 0,000381У

Количество наименований, типоразмеров, артикулов поступивших и отпущенных основных и вспомогательных материалов, полуфабрикатов и покупных изделий У (в месяц)	Нормы времени, час.

Примечание: В ведомости синтетического учета сырья и материалов.

1.2.2. Учет отпуска сырья и материалов
Содержание работы: Регистрация документации на отпуск сырья и материалов. Отражение отпуска сырья и материалов в журнале учета сырья и материалов. Сверка данных бухгалтерского учета и складского учета. Оформление платежных требований получателям.

Для распределения численности работников по функциям управления применительно к каждой функции управления устанавливается перечень относящихся к ней структурных подразделений и должностей. Этим перечнем рекомендуется руководствоваться при отнесении служащих к структурным подразделениям.
Распределение нагрузки на работников осуществляется главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения. Количество заместителей главного бухгалтера, начальника управления определяется с учетом норм управляемости (не менее 7 человек в подчинении).
Нормативы численности работников бухгалтерии по функции «Бухгалтерский учет и отчетность» определяются:
Нчб = 0,0014 ? Дб ? Р .
Где Дб- бухгалтерский учетно-отчетный документооборот;
Р- списочная численность работников в организации в среднем за год, чел.
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год в интервале от 11 000 – 17 000 и бухгалтерский учетно-отчетный документооборот при такой численности 210 000 шт., то нормативная численность работников бухгалтерии составляет 130 человек.
Нормативы численности работников бухгалтерии по разделу функции «Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам» определяются:
Нчз = 0,0043 ? Р
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год составляет 14 200 человек, то норматив численности работников по функции «Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам» составляет 22,8 человека.
Нормативами охвачена деятельность по следующим видам учета:
начисление в установленном порядке всех видов заработной платы, пособий, премии и других выплат;
начисление резерва премии по итогам года;
расчет оплаты отпусков;
расчет доплат;
расчет оплаты листков нетрудоспособности;
учет удержания налогов из заработной платы;
удержания по профсоюзным взносам, квартплате, коммунальным платежам, перечислениям в Сбербанк, погашению ссуд;
удержания по исполнительным листам;
выплата депонированной заработной платы;
ведение учета с расчетно-кассовым центром;
начисления по персонифицированному учету;
оформление пенсий;
формирование бухгалтерской и статистической отчетности;
оформление и выдача различного рода справок о заработной плате, других выплатах и удержания из них;
другие виды учета.
Нормативы численности работников бухгалтерии по функции «Финансовое обеспечение деятельности организации» определяются:
Нчф=0,00135?Дф (0,929)? Р (0,003).
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год находится в интервале от 11 000 до 17 000 человек и финансовый учетно-отчетный документооборот за месяц насчитывает 27 000 шт., то нормативы численности работников по функции «Финансовое обеспечение деятельности организации» составляет 18,1 человека.
Величина поправочных коэффициентов устанавливается нанимателем в соответствии со степенью влияния указанных факторов на нормативы численности работников и отражается в Коллективном договоре организации.
Нормативы численности работников по разделу «Учет основных средств и нематериальных активов» по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб
Учет основных средств и нематериальных активов включает:
поступление основных средств и нематериальных активов, зачисление их на баланс;
начисление амортизации, учет амортизационного фонда;
перемещение основных средств, модернизация и реконструкция;
списание основных средств, продажа нематериальных активов;
учет содержания драгоценных металлов; сдача в аренду и аренда основных средств и нематериальных активов;
износ основных средств и нематериальных активов выбывших (ликвидированных) объектов;
учет расходов на НИОКР и т.п.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 9 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет основных средств и нематериальных активов» составляет 5 человек.
Нормативы численности работников по разделу «Учет затрат на производство продукции и оказание услуг» определяется по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб.
Виды учета разделяются:
расход сырья и материалов на производство и оказание услуг по заказам и по калькуляционным нормам;
расход сырья и материалов на производство и оказание услуг по элементам затрат в результате группировки по корреспондирующим счетам;
расход заработной платы на производство продукции и оказание услуг;
распределение расходов на содержание и эксплуатацию оборудования;
учет потерь от брака;
учет незавершенного производства;
калькуляция себестоимости аналитических объектов и т.п.
Пример. Если установленный бухгалтерский учетно-отчетный документооборот за месяц насчитывает 30 000 шт., то норматив численности по разделу «Учет затрат на производство продукции и оказание услуг» составляет 21.9 чел.
Нормативы численности работников по разделу «Учет реализации товаров, готовой продукции и финансовых результатов» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,003 ?Дб.
Виды учета характеризуют работу по учету:
отгрузка товаров и готовой продукции;
реализация отгруженных товаров и продукции;
продажа в розницу;
оказание услуг;
учет остатков нереализованной продукции на складах и у покупателей;
таможенные расходы;
себестоимость реализованных товаров и продукции;
учет продаж;
расчет прибыли;
учет прибыли (убытков);
учет движения фондов экономического стимулирования, спецфондов, целевого финансирован и целевых поступлений;
учет курсовых разниц валют;
начисление штрафных санкций и т.п.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 12 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет реализации товаров, готовой продукции и финансовых результатов» составляет 10,3 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет денежных, расчетных и кредитных операций» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб .
Виды учета разделяются на учет по:
движению денежных средств на банковских счетах;
операциям на валютном счете, купля-продажа иностранной валюты;
расчетам с контрагентами по видам договоров;
инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками;
расчетам в условных единицах, акт сверки расчетов;
денежным средствам в кассе, расчетам с подотчетными лицами;
учету внутриведомственных и внутрихозяйственных расчетов;
банковским ссудам, кредиты, заем;
расчетам с государственным бюджетом;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 15 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет денежных, расчетных и кредитных операций» составляет 10,1 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет капитальных вложений и основных фондов» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,007 ? Дб .
Виды учета представляют:
движение материальных ценностей и оборудования в разрезе мест хранения и объектов монтажа;
аналитический учет незавершенного строительства;
обработка документов, в том числе первичных документов, выписок банка, заполнение журналов-ордеров №№ 1-16;
составление бухгалтерской отчетности по капитальному строительству;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 4 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет капитальных вложений и основных фондов» составляет 3,24 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет налоговых расчетов и платежей» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,0022 ?Дб.
Виды учета характеризуют работу по учету показателей:
нормируемые расходы;
доходы от реализации имущества, работ, услуг, прав;
расходы, связанные с реализацией имущества, работ, услуг, прав;
внереализационные доходы, внереализационные расходы;
расходы на оплату труда;
начисление всех видов налогов;
расчет налога на прибыль;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 7 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет налоговых расчетов и платежей» составляет 4,95 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет сводно-балансовых операций» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,0016 ? Дб .
Виды учета:
журнал-ордер и ведомость по каждому счету;
журнал-ордер счетов по субконто;
синтетический учет по счетам;
отчеты по проводкам;
сводные проводки (шахматка);
оборотно-сальдовая ведомость по счетам (Главная книга);
составление баланса;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 7 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет сводно-балансовых операций» составляет 6,09 человека.
Итоговая штатная численность работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью в организации, определяется путем суммирования скорректированных нормативов численности по всем функциям. По итогам наших примеров штатная численность составит 92 человека без учета главного бухгалтера и его заместителей.

Главный критерий работы отдела – эффективность. Просчитать ее непросто, но возможно. А потом легко выяснить, сколько сотрудников на самом деле требуется в бухгалтерии и как их правильно загрузить. На встряску устоявшихся схем работы уйдет много сил и времени, но грамотно проведенная оптимизация поможет всей компании.

Отбросьте эмоции

Первое, что нужно сделать, приступая к оценке подчиненных, – отбросить эмоции. Оценка должна быть беспристрастной и, если хотите, по-хорошему механизированной. Проявления личного отношения к сотруднику сгубят начинание на корню. Ведь не так-то просто признать, что Олечка, с которой вы уже десять лет ходите обедать вместе, неделями сидит без дела.

Конечно, налаженные в коллективе взаимосвязи резко рвать не надо. Но и поддерживать беспорядок, если он появился, тоже нельзя. Поэтому попробуйте взглянуть на коллег со стороны. Представьте, что вы проверяющий и ваша задача – разобраться, как здесь все работает и насколько эффективно. Расплывчатые определения отбросьте раз и навсегда. «Хорошо работает», «неплохо справляется» – формулировки для разговора с соседкой по этажу. Но они не годятся для серьезного анализа, тем более такой точной сферы, как бухгалтерия. Только четкие цифры, только конкретные понятия.

Каждую оценку четко аргументируйте. Во-первых, так вам проще понять, насколько качественно сотрудник работает. Во-вторых, обоснования пригодятся для подчиненных, когда вы потребуете исправить ошибки. Каждый промах следует серьезно разъяснить. В-третьих, это нужно начальству, если встанет вопрос о коренных изменениях в отделе. Часто руководство считает: бухгалтерия работает – и ладно. А при анализе оказывается, что схему труда нужно перестраивать с основания. Понадобится открыть новые вакансии или, наоборот, встанет вопрос об увольнениях. И если в последнем случае убеждать директора не придется, то расширение штата вызовет тысячу вопросов и контраргументов. Поэтому держите наготове тысячу ответов и причин.

Оцените эффективность сотрудников

Эффективный и простой алгоритм – определить период и подсчитать объем выполненной работы.

Выбор способа нормирования. Интерпретировать результаты, которые вы получите по итогам расчета, помогут нормативы труда. С их помощью вы определите, насколько в реальности, а не по разговорам загружен тот или иной сотрудник, отрабатывает ли он свою зарплату и какой у него уровень профессионализма.

Раз и навсегда установленных нормативов, универсальных для всех, не существует. Ввести норматив можно самому исходя из личного опыта. Если стаж и знания позволяют, почему бы и нет, можно установить приблизительное значение норматива. Главное не допустить здесь грубую ошибку – тогда вся работа по расчету эффективности пойдет насмарку. Если сомневаетесь в точности норматива, лучше сесть и детально его проработать.

Можно воспользоваться и нормами, которые действуют на других предприятиях. Главное, чтобы специфика и объемы работы у вас и в организации-примере совпадали. Бухгалтерии ИП бессмысленно равняться на финансовый отдел крупной корпорации.

Расчет норматива. При расчете нормативов отталкиваться лучше от элементарных операций и трудозатрат на них. Например, составить платежное поручение – простейшая задача. Определите, сколько времени уходит на это у бухгалтера. Затем подсчитайте, сколько поручений в день сотрудник должен составить. Дальше простая арифметика. Умножаем количество платежек на время, которое тратится на каждую, и получаем ежедневную норму. И так по каждой операции. Конечно, расчеты потребуют кропотливой работы, но оно того стоит, поверьте.

Отмечу, что если вы берете чужие нормативы, то их тоже нужно обязательно проверить. Во-первых, на наличие элементарных ошибок. Во-вторых, на соответствие вашей работе.

Система контроля. Следующий этап – установить жесткий контроль. Звучит угрожающе, но это необходимость. Иначе качественно оценить сотрудников не получится. Продержаться в режиме постоянного контроля придется хотя бы время, необходимое для оценки труда. Хотя некоторые вещи полезно ввести в привычку, чтобы поддерживать порядок в бухгалтерии.

Чтобы иметь полную картину состояния дел ваших подчиненных, достаточно делать «фотографии рабочего дня». Для этого каждый работник должен сдавать подробные отчеты о том, чем он занимался. Собирать отчеты можно в течение любого периода от одного дня до года – на ваше усмотрение. Я рекомендую не мучить сильно ни себя, ни своих сотрудников и начать с малого. За неделю вы получите столько информации для анализа эффективности работы бухгалтерии, что мало не покажется. Хотя если есть необходимость рассчитать полную загрузку того или иного сотрудника, то к ежедневным задачам необходимо добавить ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, ежедневно сотрудник формирует накладные, ежемесячно участвует в формировании актов-сверок, ежеквартально – помогает составить декларацию по НДС, а ежегодно – подготовить годовую отчетность.

Как убедить руководителя в том, что нужно расширить штат

Доказывать руководству, что бухгалтерии необходимы дополнительные силы, можно исключительно цифрами. Если вы придете с просьбой о подмоге и единственным аргументом будет фраза «я не справляюсь», начальник справедливо предположит, что это вы некомпетентны. И тут уж будет не до новых сотрудников, свою бы зарплату сберечь. Эмоции вряд ли убедят директора тратить деньги на нового человека, если его необходимость неочевидна.

А если вместо длинных речей вы положите на стол руководителя папку с подсчетами выгоды от нового сотрудника, разъясните емко и понятно, чем сейчас занята бухгалтерия и что внутренние резервы повышения эффективности уже исчерпаны, то и разговоров особых не понадобится.

Распределите нагрузку, учитывая квалификацию работников

В бухгалтерии работает пять типов специалистов. Количество людей варьируется в зависимости от оборотов компании, но иерархия обычно одинакова. Итак, в каждой бухгалтерии есть операционисты – начальная бухгалтерская ступень. На них простейшие задачи. Более квалифицированные сотрудники – младшие бухгалтеры. Они отвечают за участки, которые не требуют углубленных знаний. Младшие бухгалтеры помогают ведущим бухгалтерам. Это специалисты с обширными знаниями и внушительным опытом.

Заместитель главбуха – это либо высококвалифицированный специалист в какой-то области (например, ВЭД или НДС), либо сотрудник, который помогает главному бухгалтеру руководить отделом, курируя те или иные подразделения в структуре бухгалтерии.

И главный бухгалтер – специалист высшей категории с огромным опытом. Главбух в целом определяет налоговую политику компании и несет ответственность за работу бухгалтерии.

Количество специалистов на каждой ступени обратно пропорционально рангу. То есть главный бухгалтер один, а операционистов, как правило, больше всех.

Сравните штат вашей бухгалтерии с классической иерархией. Возможно, из пяти бухгалтеров у вас нет ни одного, кто мог бы называться старшим. Зато операционистов трое. Тогда логично повышать квалификацию кого-то из сотрудников, если работы на троих операционистов уже не хватает. Либо просить новую единицу, если трое справляются со своими обязанностями впритык.

Главный принцип распределения нагрузки – каждый должен заниматься своими обязанностями. Теми, что соответствуют его квалификации и опыту. Операционисту никто не доверит руководство финансовыми потоками компании. Но главбухи зачастую погрязают в рутинной работе, которая в компетенции младших сотрудников. Таким образом, высококвалифицированный специалист растрачивает драгоценное (и хорошо оплачиваемое!) время на простейшие типовые задачи. От этого страдает его основная работа, а значит, и компания.

Не бойтесь делегировать полномочия! Принцип «проще сделать самому» и работа до полуночи вовсе не делают вас героем, а лишь провоцируют низкое качество. Множество мелких заданий наряду с крупными и сложными рано или поздно приводят к тому, что у вас рассеивается внимание. К тому же такие жертвы никак не отражаются на зарплате. А те, кто должен выполнять эту работу, сидят без дела. Налицо дисбаланс сил. Если его восстановить, эффективность бухгалтерии сразу возрастет.

Решите, сколько бухгалтеров вам надо

Разобрались с составом подчиненных и с нагрузкой сотрудников – реальной и желаемой. Пора разобраться с бухгалтерией как подразделением. Выясните, какой объем работы требует компания от вашего отдела и в какие сроки. Затем оцените специфику требований и распишите, какие функции должна выполнять бухгалтерия. Определив задачи подразделения, рассчитайте время, которое на них уйдет.

Дальше опять деление. Распределите задачи между исполнителями в зависимости от квалификации. Учтите отведенное время. После этих несложных подсчетов получаем число работников каждой категории, которые требуются вашей бухгалтерии.

Затем обратитесь к тем же нормативам и разделите нагрузку на количество человек, которые работают у вас на данный момент. В итоге вы увидите либо лишние штатные единицы, либо недостающие. Здесь стоит сказать, что объем средств, которые проходят через компанию, или сфера деятельности определяют численность сотрудников бухгалтерии лишь косвенно. Напрямую ее определяет исключительно перечень функций, возложенных на работников. Чтобы вы не запутались в описании, приведу пример.

ОБ АВТОРЕ МАСТЕР-КЛАССА

Павел Владимирович Меньшиков – эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Пример. В бухгалтерии П АО «Свет очей» работают три человека: главбух, старший бухгалтер и операционист. Главный бухгалтер требует расширить штат. По его мнению, трое сотрудников с объемом работы не справляются.
Для начала определим задачи, которые стоят перед бухгалтерией П АО «Свет очей» . Это: ведение бухгалтерского и налогового учета, ведение кассы, расчет и выдача зарплаты и других выплат, выдача справок и разъяснение вопросов сотрудникам, работа с первичной документацией, подготовка отчетности, минимизация налогов и общая оптимизация расходов и доходов компании, общение с контролирующими органами и другими структурами – банками и т. д. Кроме того, директор возложил на бухгалтерию ведение кадрового учета и подготовку типовых договоров.
Теперь нужно понять, сколько времени на все это тратится. Например, на обработку такого объема первички уходит четыре часа в день. В 2015 году 247 рабочих дней, соответственно, 247 × 4 = 988 часов в год.
По этой схеме рассчитываем и время на другие задачи. Получаем: начисление и выдача зарплаты и прочих выплат – 494 ч, налоговый учет – 1482 ч, справки сотрудникам – 123,5 ч, отчетность – 494 ч, касса – 988 ч, оптимизация расходов и доходов – 494 ч, поездки в банк и налоговую – 494 ч. На кадровый учет эта бухгалтерия тратит 494 ч, на подготовку юридических документов – 494 ч.
Разберемся, кто из сотрудников какие задачи выполняет. Главбух – налоговый учет (1482 ч), оптимизация доходов и расходов (494 ч), поездки в банк и налоговую (494 ч). Старший бухгалтер – начисление и выдача зарплаты и прочих выплат (494 ч), справки сотрудникам (123, 5 ч), отчетность (494 ч), кадровый учет (494 ч). Операционист – касса (988 ч), подготовка договоров (494 ч).
И наконец, годовая часовая нагрузка на каждого сотрудника. Главбух – 2470 ч в год, старший бухгалтер – 1605 ч, операционист – 1482 ч. Норма рабочего времени на 2015 год при 40-часовой неделе – 1971 ч. Операционист недорабатывает 489 ч, старший бухгалтер – 366 ч. При этом нагрузка главного бухгалтера сильно превышена – 252 ч.
Выход из этой ситуации – вовсе не расширение штата. Как видим, у двоих сотрудников свободного времени даже больше, чем недостает главбуху. Чтобы оптимизировать работу, достаточно пересмотреть обязанности каждого сотрудника, а главбуху делегировать часть полномочий подчиненным.

Немаловажен и уровень автоматизации бухгалтерии. Если в компании используют современные программы, если в отделе есть умная техника, то персонала потребуется куда меньше. Зачем нужен отряд операционистов, если платежки формируются автоматически? Поэтому проблему расширения штата (если речь идет о людях с невысокой квалификацией) можно решить через модернизацию оснащения. Это единовременное вложение не идет ни в какое сравнение с постоянными расходами на зарплату, организацию рабочего времени и прочие затраты, связанные с введением нового человека в штат.

Вопрос: Подскажите, есть ли какие-то нормативы по численности сотрудников бухгалтерии. Например на 100 человек сотрудников -1 бухгалтер. Мне как-то надо убедить руководителей, что при сокращении 1 штатной единицы, нагрузка на остальных бухгалтеров возрастет очень сильно, И нам трудно будет справляться с тем же объемом работ меньшим составом. Но все таки хочется приводить не только свои доводы. Нужная статья должна появиться в сентябрьском номере журнала "Главбух", Но нужно срочно. Может что-то подскажите? Я уже подсчитала среднемесячное количество обрабатываемых документов и бухгалтерских операций, но для убедительности привязать их не к чему.

Ответ: Да, действуют Межотраслевые нормативы по труду , которые могут быть использованы при определении численности сотрудников бухгалтерии ().

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями.

Нормативы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств (п. 1.5 Нормативов, утвержденных Постановлением Минтруда России от 26.09.1995 № 56). Т.е. без использования компьютеров .

Штатная численность работников определяется по формуле:
, где:


, где:

Кроме того, численность бухгалтеров зависит от перечня функций , возложенных генеральным директором на бухгалтерию. Одно дело просто вести бухгалтерский и налоговый учет, а другое дело - еще и управленческий, и кадровые вопросы, и юридические вопросы, и дебиторскую задолженность контролировать, и документы из контрагентов правильные выбивать.

Если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нам нужно разобраться не только в перечне продуктов бухгалтерии, но и в объеме операций, связанных с изготовлением этих продуктов .

Третье, от чего иногда очень серьезно зависит численность бухгалтерии, - это уровень эффективного использования рабочего времени сотрудников . Сюда относится и уровень автоматизации, механизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация. Все перечисленные в этом абзаце вещи очень важны для наведения порядка в бухгалтерии, и поэтому мы будем очень подробно о них говорить в следующих главах. Забегая вперед, скажу лишь, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается правильной автоматизацией работы, то увеличения численности может и не потребоваться.

При этом определенная тенденция в соотношении численности бухгалтеров и сотрудников компании все-таки есть. На Рис. 2 приведена таблица, составленная на одном из семинаров, на которой эта зависимость очень наглядно видна. Смотрите: 3000 сотрудников - 0,8% бухгалтеров, 11500 - 0,9%, 150 человек - уже 3,3%, а где 50 - там и 4%, и 6%, т.е. в разы больше.

И наоборот, чем меньше численность - тем больше процент, и это не случайно. Это уже тренд. Почему так получается? Потому, что чем больше у нас сотрудников, тем проще нам более равномерно распределить нагрузку между бухгалтерами.

Возьмем, например, участок расчета заработной платы. Один бухгалтер по зарплате («зарплатчик») в среднем может в месяц обработать порядка 300 сотрудников. Получается, что в компании, где 300 человек, должен быть 1 зарплатчик, а в компании, где 3000 - 10 зарплатчиков, или 0,3% от численности. И при этом они все загружены полностью, под завязку.

А если в компании всего 50 человек? Там тоже должен быть 1 зарплатчик, что составляет уже целых 2% от численности. При этом он работает в среднем по полдня, а еще на полдня чем его загрузить? Дать ему дополнительно участок основных средств? Может, получится, а может, и нет - это достаточно специфический участок. Где найти такого разнопланового специалиста? Это выливается в то, что у небольших компаний остается два пути: либо держать бухгалтеров на каждом участке с резервом рабочего времени, либо пытаться идти по варианту «и швец, и жнец, и на дуде игрец», когда на каждого из бухгалтеров вешается по нескольку участков.

Второй вариант менее предпочтителен, чем первый по двум причинам. Во-первых, как показывает практика, очень существенно начинает страдать качество работы. Во-вторых, чем меньше компания, тем более болезненной каждый раз становится ситуация с увольнением кого-либо из бухгалтеров.

Постановление Минтруда России от 26.09.1995 № 56

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями и рекомендуются для применения в бюджетных организациях.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени разработаны Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Министерства труда Российской Федерации от 26 сентября 1995 года № 56.

ЧАСТЬ 1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности рекомендуются к применению в бюджетных организациях для определения и обоснования необходимой численности работников, установления их должностных обязанностей и распределения работы между исполнителями.

1.2. В основу разработки нормативов времени положены:
фотографии (самофотографии) рабочего времени, хронометражные наблюдения и экспертная оценка;
материалы изучения существующей организации труда и прогрессивных методов работы сотрудников бухгалтерии;
данные оперативного учета и отчетности.
Сборником предусматривается применение документов по бухгалтерскому учету и отчетности, утвержденных Министерством финансов Российской Федерации.

1.3. Сборник содержит нормативы времени в минутах на принятую единицу измерения объема работы.

1.4. Нормативы времени разработаны на следующие виды бухгалтерских работ:
учет основных средств, учет материальных запасов, учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов, учет затрат на производство и другие цели, учет денежных средств, учет внутриведомственных расчетов по финансированию, учет расчетов денежных и кредитных операций, учет расходов, учет финансирования из бюджета, учет фондов и средств целевого назначения, учет реализации продукции, учет доходов, учет краткосрочных ссуд из бюджета, учет средств, переданных и полученных, учет результатов исполнения бюджета, учет забалансовых счетов, учет кассовых операций, составление отчетности.
На работы, носящие разовый характер и не учтенные в нормативах времени, применяется К = 1,1 к трудоемкости работ, рассчитанной по нормативам.

1.5. Нормативы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств.

1.6. Наименование должностей в настоящем сборнике указано в соответствии с действующим тарифно-квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Выполнение работ исполнителями другого должностного наименования не может служить основанием для каких-либо изменений нормативов времени.

1.7. Нормативы времени, приведенные в нормативной части сборника, установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности.

1.8. На работы, не предусмотренные сборником, а также при внедрении более совершенной, чем это предусмотрено в нормативах времени, организации труда, следует разрабатывать методом технического нормирования и вводить в установленном порядке местные нормативы, соответствующие более высокой производительности труда.

1.10. Расчет общей трудоемкости работ, выполняемых работниками бухгалтерии, проводится по направлениям их деятельности по формуле:
, где:
То - общая трудоемкость работ, выполняемых в бухгалтерии;
Тр - затраты времени на соответствующее направление деятельности, охваченное нормативами;
n - количество видов выполняемых работ;
К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, носящих разовый характер и не охваченных нормативами.

1.11. Затраты времени на соответствующий вид нормируемых работ рассчитываются по формуле:
, где:
Нвр - норма времени;
Vi - объем работы i-го вида, выполняемый в течение года.

1.12. Штатная численность работников определяется по формуле:
, где:
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принимается 1910 час);
Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п., определяемый по формуле:
, где:
% планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Приложение

Пример расчета штатной численности структурного подразделения бухгалтерии по нормам за год/Участок-Учет основных средств/

NN п/п	Состав работы	Номер позиции	Норматив времени в мин.	Объемы работ в единицах измерения	Формула расчета	Трудозатраты в чел.-час.
1	2	3	4	5	6	7
1.	Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств.	3.1.1.	3	6000		300
2.	Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала ордера соответствующей формы.	3.1.2.	25	6000		2500
3.	Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом ввода и выбытия основных средств. Ведение журнала ордера соответствующей формы	3.1.3.	15	2500		625
4.	Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере в книге "Журнал-главная".	3.1.4.	15	460		115
Итого:						3540

Общая трудоемкость работ (То), выполняемых подразделением (группой), равняется 3540 чел.-час.:

Бухгалтерия без авралов и упреков

2.3 Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры задают вопрос, какое должно быть оптимальное количество бухгалтеров в компании в зависимости от количества сотрудников в целом. Из-за популярности этого вопроса я даже стал делать на семинарах опросы по этому поводу и собирать статистику.

«Понятно, - говорят мне участники, - что сравнивать производственную и торговую компанию нельзя, но вот, например, для оптовой торговли какое соотношение - 5%, 10%, может 15%?» На что я всегда отвечаю, что если бы «вилка» в разных компаниях одной сферы деятельности была бы плюс-минус процент, то я мог бы назвать эту цифру. Но собираемая статистика показывает, что разница в похожих на первый взгляд компаниях огромна - буквально в разы. В одной торговой компании - 5%, в другой - 15, а то и 20%, то есть в несколько раз больше. Почему так происходит?

Все очень просто. Численность бухгалтеров зависит от перечня функций, возложенных генеральным директором на бухгалтерию. Мы уже говорили о том, что этот перечень может быть различным, и эти различия могут быть очень существенными. Одно дело просто вести бухгалтерский и налоговый учет, а другое дело - еще и управленческий, и кадровые вопросы, и юридические вопросы, и дебиторскую задолженность контролировать, и документы из контрагентов правильные выбивать.

Второй по популярности вопрос: «А как зависит численность бухгалтерии от выручки компании? Как должна измениться численность, если выручка за последний год выросла, например, с 200 тыс. рублей в день до 2 млн.?». Давайте посмотрим. Мы могли раньше выставлять один счет, например, «Газпрому», на 200 тысяч, а сейчас выставляем такой же счет, но на 2 млн. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы 200 тыс. заработать, должна была выставлять 20 тыс. счетов по 10 руб. каждый. А когда выручка выросла до 2 млн., количество счетов выросло до 200 тысяч. И численность бухгалтеров при этом должна вырасти существенно. То есть, зависимость численности существует не от суммовых показателей, а от трудоемкости выполняемых операций.

Таким образом, если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нам нужно разобраться не только в перечне продуктов бухгалтерии, но и в объеме операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

И еще один немаловажный момент. Третье, от чего иногда очень серьезно зависит численность бухгалтерии, - это уровень эффективного использования рабочего времени сотрудников. Сюда относится и уровень автоматизации, механизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация. Все перечисленные в этом абзаце вещи очень важны для наведения порядка в бухгалтерии, и поэтому мы будем очень подробно о них говорить в следующих главах. Забегая вперед, скажу лишь, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается правильной автоматизацией работы, то увеличения численности может и не потребоваться.

При этом определенная тенденция в соотношении численности бухгалтеров и сотрудников компании все-таки есть. Какая? На семинарах мы с участниками в процессе знакомства расписываем сферы деятельности компаний, количество бухгалтеров и всех сотрудников компании, а также их процентное соотношение. На Рис. 2 приведена таблица, составленная на одном из семинаров, на которой эта зависимость очень наглядно видна. Смотрите: 3000 сотрудников - 0,8% бухгалтеров, 11500 - 0,9%, 150 человек - уже 3,3%, а где 50 - там и 4%, и 6%, т.е. в разы больше.

Рис. 2 Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

Чем больше численность сотрудников компании, тем меньше процент бухгалтеров, и наоборот, чем меньше численность - тем больше процент, и это не случайно. Это уже тренд. Почему так получается? Потому, что чем больше у нас сотрудников, тем проще нам более равномерно распределить нагрузку между бухгалтерами. Возьмем, например, участок расчета заработной платы. Один бухгалтер по зарплате («зарплатчик») в среднем может в месяц обработать порядка 300 сотрудников. Получается, что в компании, где 300 человек, должен быть 1 зарплатчик, а в компании, где 3000 - 10 зарплатчиков, или 0,3% от численности. И при этом они все загружены полностью, под завязку. А если в компании всего 50 человек? Там тоже должен быть 1 зарплатчик, что составляет уже целых 2% от численности. При этом он работает в среднем по полдня, а еще на полдня чем его загрузить? Дать ему дополнительно участок основных средств? Может, получится, а может, и нет - это достаточно специфический участок. Где найти такого разнопланового специалиста? Это выливается в то, что у небольших компаний остается два пути: либо держать бухгалтеров на каждом участке с резервом рабочего времени, либо пытаться идти по варианту «и швец, и жнец, и на дуде игрец», когда на каждого из бухгалтеров вешается по нескольку участков.

Сразу скажу, второй вариант менее предпочтителен, чем первый по двум причинам. Во-первых, как показывает практика, очень существенно начинает страдать качество работы. Во-вторых, чем меньше компания, тем более болезненной каждый раз становится ситуация с увольнением кого-либо из бухгалтеров.

На один из последних семинаров пришел генеральный директор, у которого была, по большому счету только одна проблема: «Что мне делать с моим главным бухгалтером? Как мне проконтролировать, все ли он делает, что нужно, и насколько правильно, если я сам вообще ничего в бухгалтерии не понимаю? И вообще, он может в любой момент уволиться, и что я тогда буду делать?». И это действительно очень распространенный и очень больной вопрос.

Часто бывает, что все вроде бы хорошо, но когда старый бухгалтер увольняется, а на его смену приходит новый, то выясняется много не очень приятных вещей. Например, оказывается, что целый год не начислялась амортизация на основные средства. Должна была начисляться ежемесячно, а на самом деле - не начислялась вообще. Или отчетность сдавалась во все фонды, кроме фонда занятости. Или приходит проверка и начисляет пени и штрафы «по полной программе».

Компания у этого генерального директора была небольшой - всего 8 человек. Я ему отвечаю: «Что делать? В идеале - взять еще одного бухгалтера в штат. Это позволит, с одной стороны, не очень расслабляться главному бухгалтеру, так как его работа сразу становится на виду у его помощника, а с другой стороны - воспитать преемника, который останется в компании в случае увольнения старого бухгалтера. Понимаю, накладно, но тут надо выбирать что лучше - продолжать рисковать, экономя на заработной плате, и получить потом недешевый сюрприз в виде выездной проверки, или же платить немного больше, но зато спать гораздо спокойнее». Еще один выход для таких компаний - передача бухгалтерской функции на аутсорсинг, о котором мы будем говорить позднее более подробно.

Таким образом, крупные компании находятся в этом смысле в некотором выигрыше. Они имеют больше возможностей оптимизировать расходы на содержание бухгалтерии, в то время как небольшие компании вынуждены переплачивать или жертвовать качеством и подвергаться большему риску.

Так что, уважаемые генеральные директоры, если хотите меньше зависеть от кадров, растите свой бизнес и свои компании! А вы, уважаемые главные бухгалтеры, если хотите того же самого, устраивайтесь на работу в крупные компании, ведь коллективом в 25 человек руководить гораздо проще, чем коллективом в 5 человек, так как возможностей для маневра гораздо больше. Если уволится 1 человек из 25 - это, конечно, проблема. Но если уволится 1 из 5 - эта проблема гораздо серьезнее.

Отвечает Ольга Прыгова,

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»

Время от времени главный бухгалтер сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимальна численность его подчиненных. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. С другой стороны, чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не дает генеральный директор, который требует очень четко обосновывать потребность в каждом дополнительном сотруднике.

Павел Меньшиков, экспрет по реинжинирингу бухгалтерских служб

Мы уже говорили, что с руководителем нужно общаться на языке сухих цифр, а не эмоций. Если вы просто придете к директору со словами: «У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше - два», то в ответ можете услышать: «А я считаю, что у вас мало работы. Я бы с удовольствием сократил бухгалтерию на одного человека, а еще лучше - на двух».

В этой же статье поговорим о том, как рассчитать идеальное количество сотрудников бухгалтерии, а также фонд оплаты труда для них. А потом уже можно решать, имеет ли смысл просить директора о расширении штата.

От каких факторов зависит численность персонала бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры спрашивают у меня, каково идеальное процентное соотношение бухгалтеров к общему числу сотрудников компании - 5, 10 или, может, 15 процентов? Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как даже в похожих компаниях число специалистов бухгалтерии может отличаться в разы.

Почему же так происходит? Потому что численность сотрудников прежде всего зависит от функций, которые выполняет подразделение.

В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, что в различных компаниях эти функции могут существенно различаться. Например, одно дело - просто предоставлять информацию о дебиторской задолженности в другие отделы и службы. И совсем другое - самим выбивать правильные документы или деньги из не очень добросовестных контрагентов.

Второй по популярности вопрос: влияет ли на численность бухгалтерии выручка компании? Например, должна ли измениться численность, если выручка выросла с 200 тыс. руб. в день до двух миллионов? Давайте разберемся. Мы могли раньше выставлять один счет на 200 тыс. руб., а сейчас выставляем такой же счет, но на два миллиона. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы заработать 200 тыс. руб., должна была выставлять 20 тысяч счетов по 10 руб. каждый. И когда выручка увеличилась до двух миллионов, счетов стало уже 200 тысяч. Поэтому штат бухгалтеров этой компании также должен существенно расшириться.

Таким образом, если мы хотим определить бухгалтерии, нужно учитывать не только перечень продуктов, которые она производит. Важен и объем операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

И третье, от чего иногда зависит численность персонала бухгалтерии, это уровень эффективного использования рабочего времени. Сюда относится степень автоматизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация.

Самое интересное, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается грамотной автоматизацией работы, то численность можно и не увеличивать. Например, приобрести сканер и программное обеспечение, которое будет автоматически сохранять копии отсканированных документов в бухгалтерской программе. Современные потоковые сканеры способны обрабатывать от 15 до 100 документов в минуту. А сколько документов в час вводят ваши бухгалтеры?

Как установить оптимальную численность и фонд оплаты труда бухгалтерии

Можно выделить пять типовых позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.

Операционисты - это либо люди, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры.

Младшие бухгалтеры - сотрудники, которые отвечают за несложные участки либо помогают старшим бухгалтерам.

Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они называются бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт. За ними закреплены наиболее сложные участки учета.

Заместитель главного бухгалтера - это либо методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках. Либо человек, который помогает главбуху руководить большим коллективом.

Чтобы определить оптимальную численность персонала бухгалтерии, нужно составить список задач, возложенных на нее генеральным директором. Потом рассчитать приблизительный объем времени на выполнение каждой задачи. Далее распределить задачи между названными выше позициями. Суммировать нормативное время. И представить генеральному директору расчетное количество бухгалтеров каждой квалификации: скажем, один заместитель, два старших бухгалтера, два - младших и один операционист. Затем, чтобы составить бюджет на содержание бухгалтерии, просто умножаем получившееся количество бухгалтеров на сложившийся в вашем регионе уровень зарплат. Для Москвы можно взять следующие ставки: операционист - 100 руб. в час, младший бухгалтер - 200 руб., старший бухгалтер - 350 руб., заместитель главного бухгалтера - 700 руб., главный бухгалтер - 1200 руб. в час.

Многие московские главбухи, сравнив свой оклад со ставкой 1200 руб. в час, очень удивятся, ведь они получают гораздо меньше. Причина в том, что 1200 руб. в час (или около 200 тыс. руб. в месяц) - это идеальный оклад главного бухгалтера средней компании. Такой специалист занимается только работой, соответствующей его квалификации. В реальной жизни главный бухгалтер определенное количество времени тратит на менее квалифицированную работу. Он может вести несколько участков учета, ездить в налоговую. А чем ниже сложность решаемых задач, тем ниже и зарплата.

С помощью этих расчетов можно определить идеальный состав бухгалтерии. Теперь предлагаю рассмотреть наглядный пример.

Как оценить, соответствует ли загрузка работников их зарплате

Допустим, в бухгалтерии помимо главбуха трудятся три человека: Иванова (старший бухгалтер), Петрова и Сидорова (младшие бухгалтеры). Главбуху надо определить реальный процент загрузки этих сотрудниц. Также необходимо оценить, соответствует ли их зарплата уровню выполняемой работы. Для этого руководитель заполняет таблицу (см. образец расчета бюджета времени и фонда оплаты труда бухгалтерии).

Сначала нужно составить перечень продуктов, которые производят бухгалтеры, а также затрат времени на каждый из них. Время на обработку «первички» рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Получается, что старший бухгалтер Иванова вводит «первичку» 95 часов в месяц, Петрова - 50, Сидорова - 40.

Чтобы понять, сколько времени занимают звонки контрагентам, используется таблица учета рабочего времени. Иванова звонила в течение 15 часов в месяц, Сидорова - 5 часов, Петрова вообще не звонила. На саморазвитие, например на чтение бухгалтерских журналов, каждой даме выделено по 2 часа в месяц.

Отдельно стоит остановиться на строке «Резерв на непредвиденные дела». Распределяя загрузку, всего не предусмотришь, всегда найдутся мелкие дела, которые отнимают много времени. Поэтому важно в расчет оптимальной численности закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

Итого у Ивановой получилась нагрузка в объеме 187 часов при нормативе 176 часов. Перерасход - 11 часов, или 6 процентов от рабочего времени. Петрова и Сидорова недозагружены.

Далее по каждому продукту, то есть в каждой строчке, нужно проставить уровень квалификации, необходимый для качественного выполнения данной работы. А затем умножить количество расходуемого времени на соответствующую часовую ставку (в нашем примере московскую). Что такое «Ввод “первички”»? Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб/ч. Звонки контрагентам - более квалифицированный труд уровня старшего бухгалтера, то есть 350 руб/ч. И так далее.

Осталось просто посчитать, какую зарплату мы должны платить бухгалтеру за месяц. Первая - Иванова. 95 часов, расходуемых на обработку первичных документов, главбух умножает на 100 руб/ч. Получает 9500 руб. 15 часов звонков контрагентам умножает на 350 руб., итого 5250 руб/мес. И так по каждой строчке. Заключительный аккорд - сумма по столбцу. Выходит 38 400 руб. оклада. А на деле Иванова зарабатывает 40 000 руб. в месяц. Напрашивается очень интересный вывод. С одной стороны, сотрудница перегружена, но с другой - она не полностью отрабатывает даже свою нынешнюю зарплату. Поэтому просить у генерального директора прибавки для нее мы не можем. Если же провести аналогичные расчеты для Петровой, то получится 14 480 руб. при фактической зарплате 25 000 руб. И это неудивительно, учитывая огромные резервы времени, которыми она обладает.

Так почему же у старшего бухгалтера Ивановой такой перекос? Потому что она больше половины своего времени занимается работой, не соответствующей ее квалификации. Чтобы Иванова все успевала, нужно всего лишь делегировать часть своих функций двум другим сотрудницам.

Этот пример отлично показывает, что перед тем, как выбивать у генерального директора дополнительного сотрудника, необходимо разобраться, все ли внутренние резервы повышения эффективности использованы. Возможно, простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.