Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Инвентаризация материалов проводится инвентаризационной комиссией:

• в плановом порядке – в сроки, определенные руководителем предприятия (организации);
• внепланово – при подозрении на совершение хищений, порчи материалов, при смене собственника, при чрезвычайных обстоятельствах (аварии, пожары, стихийные бедствия) и др.

При проведении инвентаризации материалов следует одновременно опечатать все места их хранения, после чего проводится последовательный обход этих мест инвентаризационной комиссией.

Рассмотрим типовых бухгалтерские проводки по инвентаризации материалов и дальнейшему отражению недостачи или излишка.

По итогам инвентаризации оформляются проводки по инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3 и сличительной ведомости по форме № ИНВ-19, в которой отражаются все расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием материалов по данным проведенной инвентаризации. После этого бухгалтер должен сделать необходимые проводки по инвентаризации материалов.

Выявленные в ходе инвентаризации сырья излишки приходуются и зачисляются на баланс организации по рыночной стоимости (напр., 18 тыс. руб.).

Проводки:

Проводки при недостачи сырья

Если в результате проведения инвентаризации , она отображается так:

Выявленная недостача материалов может быть списана:

• в пределах норм естественной убыли;
• на виновное лицо, если оно установлено;
• на финансовый результат (убыток), если виновное лицо не установлено.

Проводки по списанию недостачи сырья в пределах норм

Недостача материалов, не превышающая пределов норм естественной убыли, списывается на резерв предстоящих расходов (счет 96), если такой резерв на предприятии предусмотрен. При отсутствии данного резерва недостача материалов списывается на себестоимость производства (20, ).

Списание недостачи сырья свыше нормируемых потерь за счет виновного

В случае установления лица, виновного в недостаче, оно возмещает ущерб предприятию за свой счет. Если сумма возмещения превышает размер недостачи, разница дополнительно отражается в виде «прочего дохода».

Проводки по недостаче материалов в случае, если виновные лица не установлены

В таком случае недостача списывается на финансовый результат (убыток).

Инвентаризация в 1С 8.3

Видеоинструкция по инвентаризации в 1С:

Инвентаризацию в программе 1С Бухгалтерия 8.3 можно оформить с помощью одноименного документа Инвентаризация :

Документ можно предварительно заполнить по учетным данным по кнопке «Заполнить — По остаткам на складе».

Из него можно распечатать необходимые первичные документы документы:

• ИНВ-3;
• ИНВ-19;
• ИНВ-22.

Сам по себе документ не делает никаких проводок и является лишь фактом проведенной инвентаризации.

После завершение инвентаризации, что бы сделать проводки, необходимо нажать кнопку «Создать на основании»:

Программа 1С предложит три варианта:

• — если были обнаружены излишки;
• Списание товаров — если есть недостача товара.
• Отчет о розничных продажах — способ списать товары по продажной цене в не автоматизированной торговой точке (НТТ).

Как списать или оприходовать товары в 1С:

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для ОС;
• ИНВ-3 — для ТМЦ;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
• ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
• ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
• ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

• ИНВ-18 — для ОС;
• ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

• излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
• недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств);

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Размещено на сайте 16.06.2009

Факты недостачи и порчи ценностей не являются редкостью для хозяйствующих субъектов. Причинами могут стать объективные факторы, как, например, форс-мажорные обстоятельства, а также и субъективные факторы, выражающиеся в низкой квалификации персонала, и даже умысел материально ответственных работников или сторонних лиц. Такое многообразие факторов предопределяет различия в порядке учета расчетов.

Недостача или порча имущества может быть выявлена при проведении инвентаризации или в процессе осуществления текущей деятельности. В последнем случае также назначается инвентаризация (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Инвентаризационная комиссия устанавливает причины возникновения ущерба, наличие условий для наступления материальной ответственности работников, определяет точный размер ущерба и сумму ущерба, подлежащую взысканию с виновных лиц. Ущерб определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом износа. Если день причинения ущерба установить невозможно, то сумма ущерба определяется на день обнаружения. В дальнейшем указанная сумма не изменяется даже в том случае, если произойдет значительное изменение рыночных цен на дату рассмотрения дела в суде.

Для определения рыночной цены согласно разъяснениям Минфина России и налоговой службы используются официальные источники информации (издания органов статистики, ценообразования), а также привлечение экспертов и специалистов, в том числе независимых оценщиков (письмо Минфина России от 29.03.2007 № 03-02-07/1-144, п. 11 ст. 40 НК РФ).

В бухгалтерском учете порядок отражения недостач определен пунктом 3 статьи 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ и пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При обнаружении недостач и порчи ценностей записи производятся по дебету счета 94 с кредита счетов учета ценностей:

1) по недостаче и полной порче основных средств отражается их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом начисленной амортизации);

2) по недостаче и полной порче товарно-материальных ценностей — их фактическая себестоимость;

3) по частично испорченным материальным ценностям — сумма определившихся потерь и т. п.

По кредиту счета 94 отражается списание недостачи в зависимости от наличия виновного лица:

1. За счет виновных лиц — в корреспонденции с дебетом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». Разница между стоимостью недостающих (испорченных) ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной по дебету счета 94, относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания указанная разница списывается со счета 98 в кредит счета 91, субсчет «Прочие доходы».

Пример 1

Фактическая себестоимость недостающих ценностей на складе составляет 20 тысяч рублей. Рыночная стоимость — 25 тысяч рублей. Виновное лицо (кладовщик) представило обязательство по добровольному погашению суммы недостачи. Бухгалтерские проводки приведем в таблице 1.

Таблица 1. Бухгалтерские проводки к примеру 1

Пример 2

Установлена недостача объекта основных средств, переданного в эксплуатацию, с первоначальной стоимостью 16 тысяч рублей. Объект состоит в количественном учете. Бухгалтерские проводки приведем в таблице 2.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки к примеру 2

2. При отсутствии виновных лиц, а также при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков — в корреспонденции с дебетом счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы».

В налоговом учете убытки от недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, могут быть учтены в составе внереализационных расходов (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Факт отсутствия виновного лица должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти, в том числе органами прокуратуры, следствия и дознания. В качестве документа, подтверждающего факт отсутствия виновного лица, может быть признано постановление о приостановлении предварительного следствия (письмо Минфина России от 02.05.2006 № 03-03-04/1/412).

Без документального подтверждения факта отсутствия виновного лица нельзя признать убыток по недостаче в целях налогообложения прибыли. То же относится к случаю отказа работодателя от взыскания суммы ущерба с виновного лица. В этих случаях в учете возникает постоянная разница и соответствующее ей налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»). Величина постоянного налогового обязательства равна произведению остаточной стоимости и ставки налога на прибыль, действующей на отчетную дату (Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 68 «Расчеты с бюджетом»).

Материальная ответственность

При обнаружении недостачи или порчи имущества (далее — ущерб) к ответственности привлекаются виновные лица. Материальная ответственность работников установлена главой 39 Трудового кодекса РФ.

Материальная ответственность не наступает, если ущерб возник в случаях: непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости, необходимой обороны, неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий по хранению имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

При наличии вины возмещению подлежит прямой действительный ущерб: сумма недостачи имущественных ценностей, стоимость испорченных материалов и оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, уплаченные суммы штрафов и иных санкций. При этом предусмотрены следующие виды ответственности:

1. Материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка работника (ст. 241 ТК РФ).

2. Полная материальная ответственность (ст. 242 ТК РФ).

Взыскание суммы ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению руководителя организации. Распоряжение должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.

Обратим внимание на то, что работодатель имеет право полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного лица (ст. 240 ТК РФ).

Взыскание должно производиться через суд в следующих случаях:

Истечение месячного срока;

Несогласие работника в добровольном порядке возместить ущерб в сумме свыше его среднего месячного заработка;

Отказ от возмещения ущерба при наличии письменного обязательства работника о добровольном возмещении ущерба.

Срок исковой давности для направления заявления в суд составляет три года с момента, когда стало известно о факте ущерба (ст. 196, 200 ГК РФ).

На практике часто возникают вопросы о порядке расчета среднего месячного заработка в целях взыскания ущерба. В статье 139 ТК РФ указывается, что для всех случаев определения размера средней заработной платы, предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок его исчисления. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922), устанавливает особенности порядка исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее размера, предусмотренных ТК РФ. Но, по существу, Положение № 922 определяет порядок сохранения за работником среднего заработка, а не взыскания. Таким образом, имеются два варианта расчета.

Первый вариант — воспользоваться расчетом по Положению № 922:

Средний месячный заработок = (Сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период / Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде) x Количество рабочих дней в месяце причинения ущерба.

В этом случае размер среднего месячного заработка будет переменной величиной, которая зависит от количества рабочих дней в месяце причинения (обнаружения) ущерба.

Пример 3

Ущерб в сумме 40 тысяч рублей причинен в январе 2009 года. За январь — декабрь 2008 года: сумма фактически начисленной зарплаты 360 тысяч рублей, количество фактически отработанных дней — 250. В январе 2009 года — 16 рабочих дней. Сумма, подлежащая взысканию: (360 000 руб. / 250 раб. дн.) x 16 раб. дн. = 23 040 рублей.

Пример 4

Условия аналогичны условиям примера 3, за исключением одного: ущерб обнаружен в июле, в котором 23 рабочих дня. Сумма, подлежащая взысканию: (360 000 руб. / 250 раб. дн.) x 23 раб. дня = 33 120 рублей.

Таким образом, рассмотрев два примера с разными датами причинения (обнаружения) ущерба, мы видим, что разница в сумме взыскания составляет 10 080 рублей.

Средний месячный заработок = Сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период / 12 месяцев.

При таком расчете размер среднего месячного заработка не зависит от того, в каком месяце причинен (обнаружен) ущерб.

Случаи полной материальной ответственности, определенные статьей 243 ТК РФ:

Полная ответственность определена ТК РФ или иными федеральными законами;

Ценности вверены работнику на основании договора или получены им по разовому документу;

Имеет место умышленное причинение ущерба;

Имеет место причинение ущерба в состоянии различных видов опьянения;

Судом установлен факт совершения преступных действий;

Соответствующим государственным органом установлен факт совершения административного проступка;

Имеет место разглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и др.);

Имеет место причинение ущерба не при исполнении служебных обязанностей.

С работниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности. Перечень должностей и работ, выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85.

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за причиненный им ущерб на основании статьи 277 ТК РФ.

Недостача или порча объектов основных средств

Стоимость объекта основных средств, который выбывает при выявлении недостачи или порчи активов в результате инвентаризации, подлежит списанию с бухгалтерского учета (п. 29 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»). Недостача основных средств отражается в Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме № ИНВ-18, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Основанием для внесения записей в бухгалтерский учет является приказ руководителя организации об утверждении результатов инвентаризации. Остаточная стоимость недостающего основного средства списывается с кредита счета 01, субсчет «Основные средства в эксплуатации», в дебет счета 01 «Выбытие основных средств», а затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Начисление амортизации прекращается начиная с месяца, следующего за месяцем выбытия (п. 22 ПБУ 6/01, п. 2 ст. 259 НК РФ).

При недостаче объекта основных средств первоначальной стоимостью до 20 тысяч рублей (по основным средствам, приобретенным до 1 января 2008 года, — до 10 тыс. руб.) все документы оформляются в том же порядке. После ввода в эксплуатацию такой объект не имеет стоимостной оценки. Соответственно, его выбытие в результате недостачи не отражается в бухгалтерском и налоговом учете.

Недостача основных средств относится на виновных лиц. Виновное лицо может быть:

Работником организации, тогда для расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

Иным лицом, тогда для расчетов используется счет 76.2 «Расчеты по претензиям».

Если виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки списываются на издержки производства и обращения (Дт 91.2 Кт 94).

Если объект основных средств был застрахован, то сторонняя страховая организация, в которой застрахован объект основных средств, возмещает ущерб в размере, установленном договором страхования (ст. 947 ГК РФ).

Пример 5

Первоначальная стоимость угнанного автомобиля составляет 360 тысяч рублей. Начислена амортизация 216 тысяч рублей. Согласно договору страхования автомобиля до окончания срока действия договора осталось 5 месяцев. Сумма начисленной, но не включенной в расходы страховой премии по договору страхования автомобиля составляет 6 тысяч рублей. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.

Таблица 3. Бухгалтерские проводки к примеру 5

Угнанный автомобиль может быть найден и возвращен организации. Существуют два варианта постановки на учет возвращенного автомобиля.

Первый — восстановить ранее списанную первоначальную стоимость и начисленную амортизацию.

Второй — провести рыночную оценку стоимости автомобиля (п. 10 ПБУ 6/01).

Если остаточная стоимость основного средства больше суммы страхового возмещения, то разница в целях бухгалтерского учета относится на виновное лицо, а при его отсутствии или отказе суда во взыскании — признается прочими расходами. При отсутствии документального подтверждения факта отсутствия виновного лица прочие расходы подлежат зачислению на счет прибылей и убытков организации (п. 15 ПБУ 10/99).

Недостача или порча материалов

Порядок учета недостач и порчи материалов установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания). Недостача или порча (брак) материалов могут быть установлены:

При получении материалов от поставщика;

При оприходовании материалов на склад;

При выдаче в эксплуатацию;

В процессе эксплуатации;

Во время проведения инвентаризации.

Расхождения между фактическим наличием имущества и учетными данными, выявленные по результатам проверок и инвентаризаций, отражаются в страховых организациях в следующем порядке: суммы недостачи и порчи (брака) учитываются по их фактической себестоимости. Фактическая себестоимость включает в себя договорную (учетную) цену материалов и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этим материалам. Учет расчета доли транспортно-заготовительных расходов устанавливается организацией самостоятельно.

По результатам инвентаризации оформляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Сумма недостачи по фактической себестоимости материалов списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При возможности использования или продажи с уценкой испорченных материалов одновременно проводится списание материалов и оприходование материалов по рыночным ценам с учетом их фактического состояния. Таким образом, сумма потерь от порчи уменьшается (п. 29 Методических указаний).

Пример 6

При инвентаризации на складе выявлена недостача бланков строгой отчетности в количестве 1000 штук общей стоимостью 2 тысячи рублей. Недостача отражена в Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19. От материально ответственного лица получены объяснение и заявление об удержании суммы долга из причитающейся ему заработной платы. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 4.

Таблица 4. Бухгалтерские проводки к примеру 6

Учет расчетов по недостаче и порче (браку) материалов при приемке материалов, поступивших в страховую организацию, имеет некоторые особенности. При выявлении недостачи в момент получения материалов от поставщика оформляется Акт о приемке материалов по форме № М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Указанный акт применяется в случае приемки материалов:

С расхождениями по количеству и качеству;

С расхождениями по ассортименту;

Без документов.

Недостача и порча (брак) учитываются по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость недостач и порчи (брака) учитывается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям», при списании ее с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по конкретному поставщику). Если к моменту обнаружения недостачи или порчи (брака) расчеты с поставщиком не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов. Страховая организация — покупатель должна письменно сообщить об этом поставщику. В этом случае неуплаченные суммы недостач и потерь (брака) на расчетах по претензиям не отражаются (п. 59 Методических указаний).

В случаях, когда иск страховой организации к поставщику или транспортной компании, перевозившей материалы, судом не удовлетворен полностью или частично или когда отсутствуют основания для предъявления претензии (например, при стихийных бедствиях), такие суммы недостач списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Пример 7

Оплачены изготовление бланков в сумме 100 тысяч рублей и их транспортировка — 10 тысяч рублей. При приемке бланков страховой организацией выявлена недостача на сумму 15 тысяч рублей и брак на сумму 5 тысяч рублей. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 5.

Таблица 5. Бухгалтерские проводки к примеру 7

Касса

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 и доведен до всех предприятий и организаций письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе проводится в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров. Кроме того, ревизию кассы имеют право проводить учредители, вышестоящие организации, аудиторы. Банки также проверяют соблюдение организациями Порядка ведения кассовых операций.

При проведении ревизии кассы осуществляется полистный пересчет денежной наличности и денежных документов в кассе. Производится сверка фактически предъявленных остатков денежных средств и денежных документов с данными учета. Составляется акт инвентаризации по форме № ИНВ-15. При обнаружении недостачи (излишка) в акте отражаются сумма и обстоятельства возникновения.

Кассир или другой работник, исполняющий обязанности кассира, несет полную индивидуальную материальную ответственность за недостачу денежных средств и денежных документов в кассе организации. Не следует забывать, что возможность полного взыскания существует только при соблюдении всех необходимых условий, а именно: наличии приказа о приеме на работу кассира (приказа о возложении исполнения обязанностей кассира), договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира, письменного подтверждения факта ознакомления кассира с Порядком ведения кассовых операций, объяснения по факту недостачи (акта об отказе дачи объяснений).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная расходным кассовым ордером или распиской получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание остатка наличных денежных средств в кассе не принимается. Эти суммы считаются недостачей и взыскиваются с кассира.

Пример 8

При инвентаризации наличных денежных средств в кассе фактически предъявлены наличные денежные средства в сумме 48 тысяч рублей, в то время как по данным Кассовой книги остаток наличных денежных средств составляет 70 тысяч рублей. Расходные кассовые ордера, подтверждающие выдачу денежных средств из кассы, не предъявлены. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 6.

Таблица 6. Бухгалтерские проводки к примеру 8

Недостача в кассе может возникнуть при обнаружении фальшивых купюр. Если фальшивые купюры выявляются кассиром в момент поступления денег в кассу, то кассир не имеет права принять их. На практике такие купюры обычно выявляются при сдаче денежных средств в банк. При возникновении сомнений в подлинности купюр работником банка оформляются акт и мемориальный ордер. Купюры направляются на экспертизу. При подтверждении факта подделки купюры изымаются, а страховой организации выдается копия акта экспертизы. Акт является основанием для признания недостачи.

Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу денежных средств в кассе. Он должен представить письменное объяснение причин недостачи. При отсутствии в кассе детектора валют признать кассира виновным лицом проблематично. В этом случае недостача списывается за счет собственных средств организации.

На ситуацию не влияет выяснение обстоятельств — от кого конкретно фальшивые купюры поступили в кассу. Например, денежные средства за отчетный день поступили в кассу только от одного страхового агента. Агента нельзя признать виновным лицом, так как после того, как кассир подписал приходный кассовый ордер и принял деньги, ответственность за все последствия несет именно он.

Пример 9

В кассу страховой компании поступили 35 тысяч рублей. Деньги сдаются кассиром в банк. Работником банка при пересчете обнаружены три сомнительные купюры номиналом 1000 рублей каждая. Экспертиза подтвердила подделку. В кассе имеется детектор валют. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 7.

Таблица 7. Бухгалтерские проводки к примеру 9

Пример 10

Сохраним условия примера 4, но предположим, что в кассе отсутствует детектор валют. Издано распоряжение руководителя о списании недостачи за счет собственных средств. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 8.

Таблица 8. Бухгалтерские проводки к примеру 10

Расчетный счет

Денежные средства на расчетном счете банка, у которого отозвана лицензия, находятся в зоне риска. Решение об отзыве лицензии публикуется Банком России в «Вестнике Банка России» в недельный срок со дня принятия решения. Не позднее следующего дня после отзыва лицензии в банке назначается временная администрация. В течение 15 дней со дня отзыва лицензии Банк России должен обратиться в арбитражный суд с требованием о ликвидации банка. Суд определяет, присутствуют ли у банка признаки банкротства. При их наличии банк признается несостоятельным и возбуждается процедура банкротства, при отсутствии — суд инициирует процедуру принудительной ликвидации банка и назначает ликвидатора.

Страховая организация должна направить в адрес временной администрации требование по обязательствам банка с приложением заверенной копии договора банковского счета. В течение 30 рабочих дней заявление рассматривается и вносится в реестр требований кредиторов, после чего заявителю направляется уведомление с указанием размера и очередности удовлетворения требования.

В случае банкротства или принудительной ликвидации банка страховая организация должна направить требование конкурсному управляющему или ликвидатору. Требование удовлетворяется за счет имущества банка в порядке очереди. В первую очередь производятся расчеты с вкладчиками. Если активов банка не хватает, чтобы удовлетворить требования кредиторов в пределах одной очереди, то средства между ними распределяются пропорционально сумме требования каждого кредитора.

Остаток денежных средств в проблемном банке можно отразить в качестве дебиторской задолженности с момента отзыва лицензии банка: Дт 76.2 «Расчеты по претензиям» Кт 51 «Расчетные счета». Возможно, что при отсутствии активов банка потребуется списать долг как безнадежную задолженность.

В бухгалтерском учете при списании долгов, нереальных для взыскания, следует руководствоваться пунктами 11 и 14 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н и пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Такие долги отражаются в составе прочих расходов: Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 76.2 «Расчеты по претензиям». К прочим расходам относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания. Величина прочих расходов соответствует сумме указанной дебиторской задолженности, отраженной в бухгалтерском учете.

Согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ убытки, полученные в отчетном (налоговом) периоде в виде суммы безнадежных долгов, относятся к внереализационным расходам. В соответствии с пунктом 2 статьи 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными для взыскания) признаются те долги, по которым истек срок исковой давности, а также по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации. Для признания задолженности безнадежной законодательством определены следующие основания:

Истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

Невозможность исполнения обязательства (ст. 416 ГК РФ);

Прекращение обязательства на основании акта органов государственной власти и органов местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ);

Ликвидация организации (ст. 419 ГК РФ).

Списать долг при ликвидации банка можно только после внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ (письмо Минфина России от 04.09.2008 № 03-03-06/1/505). Страховая организация должна запросить у налоговых органов выписку из ЕГРЮЛ. Наличие выписки является основанием для списания дебиторской задолженности банка на внереализационные расходы для целей налогообложения. Налогооблагаемая база по налогу на прибыль уменьшается в том периоде, в котором оформлена запись о ликвидации банка (письмо Минфина России от 21.08.2006 № 20-12/74624).

Если ликвидационная комиссия не признала требование страховой организации, то следует обратиться с иском в суд. В ином случае списать задолженность в качестве безнадежной ко взысканию будет невозможно в связи с отсутствием документального подтверждения долга (письмо УФНС по г. Москве от 27.12.2007 № 20-12/124748).

Если страховая организация не предъявит требование по обязательствам банка, то списать задолженность банка в сумме денежных средств на расчетном счете в целях налогообложения прибыли возможно только по истечении срока исковой давности. Проведение мероприятий по признанию задолженности безнадежной при этом не требуется (письма Минфина России от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124, от 30.09.2005 № 03-03-04/2/68, постановление ФАС СЗО от 21.07.2008 по делу № А56-18812/2006).

Следует учесть, что при включении долга в реестр требований кредиторов списание задолженности в целях налогообложения производится только после завершения конкурсного производства (письмо Минфина России от 21.04.2006 № 03-03-04/1/380).

Подотчетные суммы

Работник организации, получивший денежные средства под отчет на командировочные расходы, обязан не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Окончательный расчет предусматривает сдачу в кассу остатка неиспользованного аванса или получение перерасхода из кассы.

Срок представления отчета по авансам, полученным на административно-хозяйственные и операционные расходы, законодательством не установлен. Указанный срок устанавливается приказом (распоряжением) руководителя организации и находит отражение в учетной политике организации.

В случае, если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованного аванса, необходимо руководствоваться статьей 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы для погашения задолженности работника. В частности, из заработной платы могут производиться удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, а также в других случаях. Решение об удержании оформляется в форме приказа или распоряжения. Однако указанное решение может быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Согласие работника на удержание неиспользованного аванса из заработной платы оформляется письменно. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Пример 11

Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету от 10.06.2009 составил 16 тысяч рублей. Установленный срок для возврата неиспользованного аванса — 5 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета. Издано распоряжение от 30.06.2009 об удержании неиспользованного аванса из заработной платы работника. Оклад работника составляет 30 тысяч рублей. Получено письменное согласие работника на удержание. Бухгалтерские проводки представим в таблице 9.

Таблица 9. Бухгалтерские проводки к примеру 11

Сумма не истребованной в установленные сроки дебиторской задолженности по подотчетным суммам относится к внереализационным расходам (п. 12 ПБУ 10/99). Доход работника в сумме списываемой задолженности подлежит обложению подоходным налогом (п. 1 ст. 210 НК РФ). При списании задолженности уволенного работника у страховой организации возникает обязанность в течение одного месяца письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержания налога и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Пример 12

Остаток невозвращенного аванса по подотчетной сумме после увольнения работника составляет 8 тысяч рублей. Задолженность списывается по истечении срока исковой давности. Бухгалтерские проводки представим в таблице 10.

Таблица 10. Бухгалтерские проводки к примеру 12

Страховые взносы

Недостача денежных средств, выявленная при инвентаризации расчетов со страховыми посредниками по заключенным договорам страхования, отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом расчетов со страховым посредником. При этом необходимо проверить своевременность и полноту начисления страховых премий по указанным договорам страхования (Дт счета 77.5 Кт счета 92). Письменное обязательство страхового агента о погашении недостачи, соглашение сторон или решение суда будут основанием для списания суммы недостачи на счет 76.2 «Расчеты по претензиям».

Пример 13

Установлена недостача денежных средств (страховых премий) по заключенным договорам страхования у страхового агента на сумму 60 тысяч рублей. Оформлен акт инвентаризации. По решению суда с агента подлежат взысканию 61,5 тысячи рублей, в том числе недостача в сумме 60 тысяч рублей и госпошлина 1,5 тысячи рублей. Бухгалтерские проводки представим в таблице 11.

Таблица 11. Бухгалтерские проводки к примеру 13

Л.И. Баранова, ОАО «СК “Русский мир”», руководитель службы внутреннего аудита

Понятие инвентаризации, а также случаи, когда ее проведение обязательно. А какие делаются проводки по результатам инвентаризации?

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Итоги инвентаризации оформляются первичными учетными документами, форму которых организация может разработать самостоятельно и закрепить в своей . А можно воспользоваться формами, приведенными в Постановлениях Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 , от 27.03.2000 № 26 .

Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) - на все проверяемые основные средства;
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) - на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете

Напомним, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

Инвентаризация: бухгалтерские проводки

В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:

Если, например, выявлены излишки в кассе, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 91-1

Таким образом, если выявляются излишки проводка строится как дебет счетов учета имущества, на которых оно учитывается, и кредит счета 91-1.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации в случае выявления недостач:

Периодически подвергаются ревизии с проверкой всех ценностей. Проверку осуществляет инвентаризационная комиссия организации. Ее члены в присутствии ответственного лица проверяют наличие денег, квитанций на сданные ценности, чековых книжек и бланков строгой отчетности. Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами. Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности. К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы. К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.

Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.

Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя. Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету. Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.

Особенности

Во время инвентаризации нужно проконтролировать:

• не превышал ли остаток наличных средств в кассе установленного лимита;
• целевое использование средств;
• соответствие даты проведения сделки в кассе и расходном ордере;
• обоснованность записей;
• своевременность возврата на счет остатков невыплаченной зарплаты;
• корректность оформления документов;
• наличие подписей директора, главного бухгалтера на незаполненных чеках;
• факт хранения чековой книжки вне кассы;
• законность проводимых операций в пределах одной сделки;
• правильность составления корреспонденции счетов.

Пересчет наличности

Наличие средств в кассе подтверждается полистным пересчетом наличных денег, ценных бумаг и денежных документов. Кассир осуществляет пересчет в присутствии членов комиссии. Деньги просчитываются по каждой купюре отдельно начиная с высшего номинала. Если имеется большое количество купюр, то составляется опись, в которой указывается номинал и количество купюр. Этот документ подписывается комиссией. Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе. Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов. Рассмотрим типовые проводки:

ДТ94 КТ006 - нехватка бланков.

ДТ94 КТ50-1(50-3) - недостача денег в кассе.

Проводка ДТ73-2 КТ94 отражает списание недостачи на кассира. Возмещение ущерба с зарплаты сотрудника отражается записью ДТ70(50) КТ73-2.

Как при отсутствии виновного лица отражается недостача в кассе? Проводки:

ДТ94 КТ50-1 - факт выявления нехватки средств;

ДТ91-2 КТ94 - сумма недостачи включается в состав внереализационных расходов.

Отчетность

Результаты инвентаризации отражаются в акте по форме № ИНВ-15. В него вносятся объяснения кассира по выявленным нарушениям и резолюция руководства. Отчет составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и доводится до сведения руководства. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй - у кассира.

Проверка операционных касс

Для расчетов с сотрудниками фирмы используются операционные кассы. Порядок их проверки отличается от вышеописанного.

Комиссия в присутствии кассира фиксирует показания счетчиков, которые отражают сумму выручки. Данные сверяются со сданной кассовой лентой. Разница в остатке средств на начало и конец дня отражает дневную сумму выручки. Цифры в кассовой книге, на ленте и на счетчиках должны быть идентичны.

Пересчет наличности осуществляется покупонным способом. Полученный остаток сверяется с учетным. По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Проводка, которая в таком случае заносится в баланс, выглядит так: ДТ94 КТ50-2.

Проверка банковских счетов

Перед сдачей годовой отчетности. Поскольку организация может открывать счета в разных банках, то перед проверкой следует детально изучить все банковские договоры, проверить законность и целесообразность открытия счета.

Для обобщения движения средств в безналичной форме в балансе используются счета 51 «банковский счет в рублях» и 52 «Валютные счета». С целью детализации информации можно использовать субсчета 52-1 «Валютный счет в РФ» и 52-2 «Валютный счет за рубежом». Остаток средств пересчитывается в рубли по официальному курсу дважды: в момент совершения операции и при проведении инвентаризации. При этом появляются Положительные значения зачисляются в финансовые результаты на внереализационные доходы. Отрицательные отражаются в БУ записью ДТ91-2 КТ50.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков средств по балансу с данными выписок. Дополнительно сравниваются обороты по ДТ и КТ. Во время проверки может быть выявлен излишек и недостача в кассе. Проводки:

ДТ76-2 КТ51 - выявление ошибочно отнесенных на банковский счет сумм.

ДТ51 КТ76-2 - поступление платежей.

Вот как осуществляется инвентаризация касс на предприятии.